Kabupaten Sidoarjo
administrasi kependudukan dan pencatatan sipil
ARTIS MASUK DESA (PELAYANAN ANTAR GRATIS BAGI SELURUH WARGA DESA KECAMATAN PRAMBON)
Inovasi pelayanan publik
Non Digital
30 September 2020, 17:00:00
03 January 2021, 17:00:00
Sebagaimana kebijakan pemerintah tentang pelayanan publik, yang meliputi :
1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
2. Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun 2016 tentang Perangkat Daerah yang menyebutkan bahwa Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2017 tentang Inovasi Daerah;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2019 tentang Laporan dan Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintah Daerah;
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 104 Tahun 2018 tentang Penilaian dan Pemberian Penghargaan dan/atau Insentif Inovasi Daerah;
6. Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 11 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo;
7. Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 91 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Kecamatan di Kabupaten Sidoarjo;
8. Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 10 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Bupati Nomor 91 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Kecamatan di Kabupaten Sidoarjo;
9. Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 4 Tahun 2019 tentang Pelimpahan Sebagian Kewenangan Bupati Kepada Camat;
10. Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 22 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Bupati Nomor 4 Tahun 2019 Tentang Pelimpahan Sebagian Kewenangan Bupati Kepada Camat;
11. Perjanjian Kerjasama antara Kantor Kecamatan Prambon Kabupaten Sidoarjo dengan PT. POS Indonesia (Persero) Tanggal 9 Oktober 2020 Nomor : 027/079/438.7.14/2020 dan Nomor : 178/ADM. PENJUALAN/PAKP/I/2020 Tentang Pengiriman Surat Pos Dalam Negeri.
Berdasarkan Pasal 12 Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah, serta Pasal 15 Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun 2016 tentang Perangkat Daerah yang menyebutkan bahwa Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil termasuk dalam kelompok urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar. Salah satu isu global tentang administrasi kependudukan adalah sebagai berikut :
No Masalah Pokok Masalah
1. Implementasi ICT (TI) mendukung egoverment dan egovernance untuk mendukung pelayanan administratif dan pelayanan publik yang responsif Rendahnya data kependudukan yang terintegrasi.
2. Meningkatkan pertumbuhan inovasi layanan kependudukan
3. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sidoarjo sebagai perangkat daerah, sesuai tugas dan fungsinya merujuk pada isu daerah "Tata Kelola pemerintahan (governance) yang bersih, profesional, responsif dan akuntabel".
4. Dari isu tata kelola pemerintahan, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sidoarjo terkait dengan sub isu : Implementasi ICT (TI) mendukung egoverment/(e-pemerintah) dan e-governance/(e-pemerintahan) untuk mendukung pelayanan administratif dan pelayanan publik yang responsif sebagai berikut :
Dari permasalahan di atas mendorong Kecamatan Prambon Kabupaten Sidoarjo untuk melakukan suatu terobosan dengan pelayanan Artis Masuk Desa (Pelayanan Antar Gratis bagi seluruh warga desa Kecamatan Prambon), dimana Kecamatan Prambon melakukan pengiriman dokumen hasil pelayanan melalui jasa pengiriman. Inovasi ini dimaksudkan agar warga yang sudah mengurus pada hari kerja tidak perlu kembali lagi ke Kecamatan untuk mengambil hasil pengurusan.
Strategi yang dilakukan dalam melaksanakan inovasi ini adalah :
1. Menjalin komunikasi dan kerjasama dengan para pemangku kepentingan/stake holders untuk memecahkan masalah, pemangku kepentingan tersebut diantaranya: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Kades dan Pihak Ketiga Jasa Kirim Dokumen. Masingmasing pemangku kepentingan berpartisipasi sesuai dengan tugas dan kewenangan yang dimilikinya.
2. Menentukan design inovasi yang akan dilaksanakan yang dapat menjawab dan menyelesaikan permasalahan utama yang dihadapi.
3. Melaksanakan uji coba Pelayanan Artis Masuk Desa, kegiatan ini juga sekaligus dievaluasi untuk mengatasi permasalahan yang muncul dan dilakukan pengembangan terus menerus hingga menghasilkan pelayanan yang cepat dan tepat.
4. Melakukan sosialisasi kepada para pemangku kepentingan dan masyarakat agar kemanfaatannya dapat dirasakan oleh lebih banyak masyarakat.
Masalah utama yang perlu diselesaikan adalah keterbatasan yang dialami warga/penduduk untuk mendapatkan hak sebagai warga negara dalam pelayanan pengurusan dokumen kependudukan demi menjamin identitas dan legalitas kependudukannya, meliputi :
1. Waktu diperlukan untuk mengambil hasil pelayanan kependudukan. Yang umumnya dilakukan pada hari dan jam kerja reguler tidak perlu kembali lagi ke Kecamatan untuk mengambil hasil pelayanan kependudukan.
2. Jarak tempat tinggal dengan tempat pelayanan (kecamatan/Dinas) jauh sehingga memerlukan biaya untuk transportasinya membuat warga enggan untuk segera mengurus dokumen kependudukannya, baru mengurus jika ada keperluan.
Inovasi ini bersifat unik karena langsung menjawab permasalahan yang dirasakan oleh penduduk dan inovatif dengan cara - cara yang baru dapat mempermudah dan mempercepat proses penyelesaian dokumen kependudukan. Sebelum adanya inovasi pelayanan Administrasi Kependudukan dengan Artis Masuk Desa, warga harus datang ke tempat pelayanan yaitu di Kecamatan maupun di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sidoarjo untuk mengambil hasil dari pelayanan kependudukan. Mengenai hal tersebut seringkali terkendala dengan banyaknya antrian sehingga menghabiskan waktu, jarak tempuh yang jauh, tenaga dan biaya ekstra . Setelah dilakukan inovasi ini, penduduk tidak perlu datang kembali ke Kecamatan karena dokumen kependudukan hasil pelayanan akan dikirim melalui jasa pengiriman langsung ke alamat rumah sehingga warga tidak perlu keluar biaya untuk transportasi.
Kelompok sosial yang terpengaruh dari kondisi ini adalah buruh, pekerja pabrik, warga miskin dan masyarakat yang tidak dapat mengurus dokumen kependudukan pada hari dan jam kerja reguler. Mereka terpengaruh dalam hal keterbatasan waktu dalam mengurus kepemilikan dokumen kependudukan karena harus bekerja 6 hari dalam seminggu dan ketika hari Minggu pelayanan reguler juga libur. Apabila mereka harus ijin meninggalkan pekerjaan untuk mengurus dokumen akan dihadapkan dengan konsekuensi potong gaji sehingga penghasilannya akan berkurang. Bagi masyarakat miskin tempat pelayanan yang jauh juga menimbulkan persoalan karena memerlukan biaya jika harus naik angkutan umum.
Untuk melaksanakan inovasi ini, Kecamatan Prambon telah menyusun tahapan-tahapan dalam rencana aksi yang akan dilaksanakan. Pada tahap pertama adalah Perencanaan Kegiatan, dimana dalam tahap ini terdapat beberapa kegiatan yaitu : Penyusunan Tim Inovasi, Koordinasi dan kerjasama dengan Organisasi Perangkat Daerah yang lain dan juga dengan stakeholders atau para pemangku kepentingan, Penyiapan Sumber Daya Manusia dengan bimbingan teknis petugas pendaftaran dan juga operator dengan penggunaan Sistem Aplikasi pelayanan (SIAK) serta Penyiapan sarana dan prasarana. Pada Tahap kedua dilakukan uji coba inovasi Artis Masuk Desa. Dokumen hasil pelayanan kependudukan dikirim melalui jasa pengiriman. Setelah melalui beberapa kali ujicoba dan penyempurnaan Tahap selanjutnya adalah Pelaksanaan dari inovasi Artis Masuk Desa. Kecamatan Prambon Kabupaten Sidoarjo mensosialisasikan pelayanan Artis Masuk Desa dengan membuat Konten di Media Sosial/Website Kecamatan, selanjutnya di tingkat Desa membuat Surat Edaran untuk diteruskan ke RT dan RW. Jenis pelayanan dokumen yang dilaksanakan pada pelayanan ARTIS MASUK DESA ini diantaranya, KTP-EL (Kartu Tanda Penduduk elektronik) khusus pemula, KK (Kartu Keluarga), Akta Kelahiran dan Akta Kematian (yang telah dilakukan pengajuan online melalui plavondukcapil Sidoarjo namun tidak mendapatkan email link cetak dokumen), dan KIA (Kartu Identitas Anak). Tahapan selanjutnya dari rencana aksi adalah Tahap Pengawasan. Pengawasan diperlukan karena untuk menjaga komitmen bersama dalam melaksanakan pelayanan kepada masyarakat, memastikan setiap komponen berjalan sesuai tugas dan fungsinya sehingga kualitas pelayanan tetap terjaga. Tahap akhir dari rencana aksi adalah melakukan evaluasi. Kendala yang muncul selama pelaksanaan inovasi baik dari peralatan, sistem aplikasi, koneksi jaringan maupun sumber daya manusianya menjadi bahan evaluasi untuk perbaikan dan pengembangan pelayanan yang lebih baik.
OPD
Tujuan yang diharapkan dari pelaksanaan inovasi ARTIS MASUK DESA (Pelayanan Antar Gratis bagi seluruh warga desa Kecamatan
Prambon), diantaranya :
1. Untuk menarik minat masyarakat dalam pengurusan dokumen kependudukan.
2. Untuk mempermudah masyarakat dalam memperoleh produk layanan administrasi kependudukan.
3. Untuk membantu merealisasikan program pemerintah dalam update database kependudukan yang valid.
Manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan inovasi ARTIS MASUK DESA (Pelayanan Antar Gratis bagi seluruh warga desa Kecamatan Prambon), diantaranya penduduk tidak perlu datang kembali ke Kecamatan karena dokumen kependudukan hasil pelayanan akan dikirim melalui jasa pengiriman langsung ke alamat rumah sehingga warga tidak perlu keluar biaya untuk transportasi.
2021
Admin Kecamatan Prambon