Kabupaten Sidoarjo
Fungsi Penunjang lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
DIGICLIP (DIGITAL CLIPPING) SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN SIDOARJO
Inovasi tata kelola pemerintahan daerah
Digital
01 July 2022, 17:00:00
27 September 2022, 17:00:00
Dalam era digital, teknologi informasi dan komunikasi mengalami perkembangan yang sangat pesat. Hal tersebut bisa dilihat dengan munculnya internet yang berdampak signifikan terhadap kehidupan. Kemunculan internet telah mengubah cara masyarakat dalam memperoleh, memproses dan menyimpan serta menggunakan informasi yang ada. Informasi menjadi lebih beragam, semakin mudah dan cepat diakses karena tersedia di berbagai platform digital seperti situs website, media sosial, aplikasi dan layanan daring. Selain itu, perkembangan teknologi memberikan dampak positif terhadap ASN dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas. Dengan memanfaatkan teknologi dan era digital secara optimal, ASN dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menjalankan tugas serta memberikan pelayanan kepada publik. Sekretariat DPRD memiliki aktivitas yang cukup tinggi. Tingginya aktivitas tersebut menjadi sebuah hal yang wajar mengingat tugas dan tanggung jawab yang dimiliki Sekretariat DPRD dalam memfasilitasi kegiatan Pimpinan dan Anggota DPRD. Berbagai kegiatan tersebut antara lain Pembahasan atau Rapat Anggota, Rapat Paripurna, menyusun rancangan peraturan daerah, melaksanakan pembahasan terkait anggaran, melakukan audiensi bersama masyarakat, mengadakan sidak (inspeksi mendadak), Menyelenggarakan Jaring aspirasi serta berbagai kegiatan lainnya. Tingginya aktivitas tersebut membuat Sub-bagian Humas, Protokol dan Publikasi Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo harus merancang strategi terkait pengelolaan sarana publikasi yang efektif dan efisien.
Biasanya, Proses pengelolaan sarana publikasi dilakukan dengan cara kliping yaitu suatu kegiatan menggunting atau memotong bagian-bagian tertentu dari media cetak, seperti majalah, buku, koran, tabloid atau sumber lain. Setelah itu, potongan tersebut disusun dalam sistem tertentu pada suatu bidang seperti kertas, kartu, karton dan lainnya untuk dijadikan bahan dokumentasi. Pembuatan kliping yang masih dilakukan dengan cara manual sudah tidak relevan lagi di era digital saat ini. Keadaan ini mengharuskan Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo untuk merancang sistem informasi e-kliping berbasis website. Oleh karena itu, Sekretaris DPRD Kabupaten Sidoarjo menerbitkan Keputusan Nomor 22 Tahun 2022 pada 28 September 2022. Keputusan tersebut menetapkan Digiclip sebagai inovasi Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo dalm hal pengelolaan sarana publikasi melalui penggunaan kliping secara digital. Digiclip (Digital Clipping) merupakan aplikasi berbasis website yang bertujuan untuk memberikan informasi terkait publikasi anggota DPRD. Aplikasi Digiclip dapat membantu mempermudah Sub-bagian Humas, Protokol dan Publikasi Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo dalam hal mengelola sarana publikasi. Aplikasi tersebut bisa diakses pada laman http://digiclip.sidoarjokab.go.id/. Pemanfataan aplikasi tersebut mengadaptasi konsep:
1. Daring, bisa diakses kapanpun dan dimanapun
2. Efisiensi Waktu, Tempat Penyimpanan dan Biaya dalam proses pembuatan.
3. “Go green”. Layanan Digiclip ini tidak memanfaatkan banyak tumpukan kertas sehingga lebih ramah lingkungan.
Digiclip yang saat ini digunakan merupakan pengembangan (versi kedua) dari aplikasi yang dibuat sejak tahun 2021. Pengembangan tersebut dilakukan pada 2022 dengan penambahan fitur antara lain:
1. Prosedur Pembuatan Digiclip. Versi awal, prosedur pembuatan Digiclip masih menggunakan kertas. Berita yang ada di koran, ditempelkan ke kertas folio lalu dipindai. Sedangkan, Digiclip saat ini bisa langsung memindai berita dan langsung mengunggah di website tersebut (tanpa perlu menempelkan pada kertas terlebih dahulu).
2. Adanya Fitur Flipping PDF Reader. Versi awal Digiclip, hasil Kliping hanya bisa di scroll seperti PDF pada umumnya. Sedangkan versi terbaru sudah dilengkapi dengan Fitur Flipping PDF Reader. Fitur tersebut memiliki interface interaktif yang memberikan efek membuka buku layaknya membalik halaman buku sungguhan. Selain itu, PDF tersebut bisa otomatis memperbesar halaman dengan cara double klik.
ASN
Tujuan adanya Digiclip pada Sekretariat DPRD antara lain:
1. Sebagai sarana pengelolaan publikasi pada Sekretariat DPRD di era digital
2. Memudahkan anggota DPRD dalam mengakses informasi dan data yang mereka butuhkan dalam menjalankan tugas sebagai anggota legislatif
3. Sebagai media penyebaran informasi terkait kegiatan anggota legislatif
4. Sebagai media penyimpanan publikasi anggota DPRD yang efektif dan efisien (mengurangi resiko kehilangan publikasi yang ada)
Adanya digital clipping pada Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo memiliki beberapa manfaat, antara lain:
1. Memudahkan akses informasi. Hal tersebut memungkinkan publik dalam menemukan informasi terkait kegiatan anggota DPRD secara cepat dan mudah. Dengan adanya Digiclip, Informasi terkait anggota DPRD Kabupaten Sidoarjo bisa diakses oleh siapapun, dimanapun dan kapanpun.
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Penerapan Digiclip pada Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo dapat meningkatkan efisiensi kerja sub-bagian humas, protokol dan publikasi. Hal tersebut dikarenakan waktu pengerjaan dalam digital clipping lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan proses klipping manual. Selain itu, Digiclip juga meminimalisir tumpukan berkas hasil klipping. Semua file tersebut telah tersedia secara digital. Bukan hanya itu, Digiclip juga meminimalisir resiko hilangnya arsip publikasi di media cetak.
3. Digiclip lebih ramah lingkungan. Hal tersebut dikarenakan dalam proses pembuatan klipping tidak perlu memerlukan kertas lagi. Semua bahan klipping akan di pindai dengan scanner langsung dari media cetak.
2022
Admin Sekreatriat DPRD